Năm 2020, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Năm 2020 đánh dấu bước chuyển tiếp quan trọng trong lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào 1/11/2020. Để đơn vị kinh doanh chủ động hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp tóm lược những việc đơn vị cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử.

1. 6 Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng trước khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp 6 ứng điều kiện dưới đây

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ

Với 4 điều kiện đầu tiên, hầu hết các đơn vị kinh doanh đều dễ dàng đáp ứng. Riêng với 2 điều kiện cuối cùng, đơn vị không cần quá lo lắng vì các nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật để lưu trữ trực tuyến dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định pháp luật.

Về viêch kết nối dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, bán hàng doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý bởi trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.

2. Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

2.1 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Số lượng nhà cung cấp hóa đơn điện tử ngày càng tăng giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn. Tuy nhiên, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dựa trên một số tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử như:

• Có giá trị pháp lý

• Ổn định, chất lượng

• Mang lại nhiều tiện ích

• Có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật

• Chi phí tương xứng chất lượng

• Được nhiều doanh nghiệp sử dụng

• Dễ dàng sử dụng

2.2 Lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, thay vì phải tự tìm hiểu và kê khai hồ sơ trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kê khai online toàn bộ các thủ tục trên và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế.